Esempio: cercare senza sporcare il tavolo

Il lavoro

Hai una cartella con dentro due anni di documenti, e un compito in due tempi:

• Primo: trovare in quale documento avevi scritto le condizioni concordate con un certo cliente.

• Secondo: aggiornare quelle condizioni in tutti i posti dove compaiono.

È il caso più comune che esista: prima cerca, poi fai.

Come va senza aiutante

Gli chiedi la prima parte e lui parte: apre un documento, non è quello; ne apre un altro, nemmeno; e così via per venti. Alla fine trova, e ti dice dove.

Ottimo. Solo che adesso, sul tavolo ci sono venti documenti, di cui diciannove non ti servivano già mentre li apriva.

E la seconda parte del lavoro — quella dove serve precisione, perché stai modificando condizioni contrattuali — parte da un tavolo mezzo pieno di roba scartata. Le tue istruzioni, che magari dicevano proprio come vanno scritte quelle condizioni, adesso pesano un decimo di prima.

Il risultato non è un disastro. È qualcosa di più insidioso: è un po' peggio, e non hai modo di accorgertene.

Come va con l'aiutante

Stessa richiesta, ma la ricerca la mandi in un'altra stanza. E la scrivi per intero, perché di là non sanno niente della vostra conversazione:

«Cerca in questa cartella in quale documento sono scritte le condizioni concordate con il cliente Rossi. Riporta solo il nome del file e il paragrafo esatto.»

L'aiutante apre i suoi venti documenti nella sua stanza. Torna con due righe.

Sul tuo tavolo è arrivata solo la risposta. La modifica la fai come prima — stesso strumento, stesso modello — ma con tutto lo spazio libero e le tue istruzioni ancora in primo piano.

Il dettaglio che fa la differenza

Nota bene: l'aiutante non ha fatto la parte difficile. Ha fatto quella noiosa. La modifica delicata è rimasta dove doveva, nella conversazione principale, dove c'è tutto il contesto.

È il modo giusto di pensarci: non deleghi quello che conta, deleghi quello che sporca.

Quando invece non l'avrei fatto

Se i documenti fossero stati tre invece di duecento, avrei fatto tutto nella conversazione principale: tre file sul tavolo non danno fastidio a nessuno, e l'aiutante sarebbe costato più di quello che risparmiava.

La soglia non è un numero: è la domanda della lezione scorsa. Guarda tanta roba e restituisce poco? Se sì, mandalo di là.

E adesso

Fin qui, tutto quello che abbiamo fatto vive dentro una cartella del tuo computer. Ma il tuo lavoro non sta tutto lì: c'è la posta, il gestionale, i documenti in cloud, il calendario.

Nel prossimo capitolo apriamo l'ultimo secchiello: a cosa è collegato fuori.

Hai capito?

Due minuti, nessun voto. Provare a rispondere — anche sbagliando — fissa i concetti molto più che rileggere. Se non ti va, salta pure: la lezione si completa lo stesso.

1Nell’esempio, perché la modifica finale viene meglio con l’aiutante?

Perché l’aiutante la fa al posto suo Perché arriva a farla con il tavolo pulito invece che pieno di file inutili Perché usa un modello più capace

2Cosa deve contenere la richiesta che mandi all’aiutante?

Una riga: tanto sa già di cosa stavate parlando Tutto quello che serve per capire il compito da solo, perché la vostra conversazione non ce l’ha